LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS
En ambas normas se exige proporcionar los recursos adecuados en relación a medios humanos, materiales y financieros.
Se han de identificar dichos recursos, se han de proporcionar y se han de mantener.
Para asegurar la correcta implantación del Sistema, las normas requieren que el personal que lleve a cabo funciones que puedan causar impactos medioambientales significativos o pueden afectar a la efectividad de las acciones emprendidas en relación a la calidad dispongan de la competencia adecuada sobre la base de una educación, formación o experiencia apropiadas.
Se establece que se ha de identificar la formación necesaria para asegurar dicha competencia.
Adicionalmente en la norma ISO 9001 se requiere la evaluación de la efectividad de las acciones formativas emprendidas.
Como un elemento que se considera de gran importancia, ambas normas imponen una sensibilización del personal que realice funciones relevantes, de modo que sean conscientes de la manera en que sus actividades contribuyen a los impactos de calidad y medio ambiente y del papel que desempeñan para asegurar que los resultados son los esperados.
LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
En la norma ISO 9001 se describen los requisitos relativos a la documentación del Sistema en el Capítulo inicial de “Sistema de Gestión de Calidad”, mientras que en la norma ISO 14001, los requisitos similares están incluidos en el capítulo previo al control operacional.
En ambos casos se establece la necesidad de elaborar un Manual que describa el alcance y el funcionamiento del Sistema. En un Sistema Integrado el Manual de Calidad y Medio Ambiente será un único documento que, por utilidad, se desarrollará según la estructura de la norma ISO 9001.
Una de las diferencias entre las dos normas es la definición de qué procedimientos son estrictamente aplicables a un Sistema de Calidad y un Sistema de Medio Ambiente, existiendo según ISO 14001 una serie de procedimientos que en ISO 9001 pueden adoptar otra forma que proporcione la información que se considere necesaria.
Como concepto fundamental en ambas normas se ha de considerar que toda actividad que afecte al Sistema ha de estar documentada o informada de la manera adecuada.
Documentación del sistema
- Describir los elementos básicos del SG y sus interrelaciones
- Orientar sobre la documentación de referencia
Niveles de documentación:
- Política y Manual de Gestión
- Procedimientos
- Instrucciones técnicas
- Documentos d e referencia: planes, listados, etc.
- Documentos externos: legislación, proveedores, etc.
- Registros
Los requisitos relativos al control de documentos son prácticamente idénticos en ambas normas, de modo que puede existir un único procedimiento que describa la sistemática implantada y que sea aplicable de igual manera a todo tipo de documento del Sistema Integrado.
Control de Documentos
Procedimiento para asegurar que:
- Puede ser localizada
- Es examinada periodicamente, revisada y aprobada por personal autorizado
- Versiones actualizadas disponibles en los lugares de utilización.
- La documentación obsoleta es retirada rápidamente o se asegura que no se haga un uso inadecuado.
- Los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar la información están adecuadamente identificados.
En ambas normas se hace referencia a la obligación de mantener los registros de acuerdo a una sistemática claramente establecida. El procedimiento es similar y por tanto será aplicable tanto a calidad como a medio ambiente.
Para la totalidad de los registros se definirá el tiempo de retención y las responsabilidades de archivo.
Registros
- Procedimiento para identificar, conservar y eliminar los registros.
- Legibles, identificables y relacionables con la actividad implicada.
- Guardados y conservados de forma fácil de recuperar.
- Protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
- Establecer y registrar el tiempo de archivo.
- Mantenidos al día para demostrar la conformidad con los requisitos del sistema.
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