LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
Por lo general el proceso de integración consiste en entramar los elementos de la norma ISO 14001 en la estructura de los elementos de la norma ISO 9001.
Para entender totalmente la compatibilidad se ha de visualizar el sentido y definición de los que es un Sistema de Gestión, aplicable tanto a Calidad como a Medio Ambiente:
“La parte del Sistema General de Gestión que incluye la estructura organizativa, planificación de actividades, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos usados para desarrollar, implantar, revisar y mantener al día la política de calidad y medio ambiente”.
La norma ISO 14001 tiene las mismas características que la norma ISO 9001 y en al mayor parte de su secuencia atiende a los mismos aspectos, siempre intentado aplicar el ciclo PDCA de mejora continua.
Ambas normas definen y planifican los procesos y actividades identificando aspectos, estableciendo indicadores de medida, evaluando las medidas y estableciendo objetivos de mejora, pero ¿QUÉ ES ISO 14001?
- Una norma “voluntaria” auditable para la implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental.
- Guía para el comportamiento medioambiental, basado en el cumplimiento de la legislación y normativa aplicable, y la mejora continua
- Capacita a la organización para establecer y evaluar la efectividad de los procedimientos para implantar una política y unos objetivos medioambientales, conseguir la conformidad con ellos y demostrar a terceros tal conformidad.
1. LA PLANIFICACÓN DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN
El proceso de implantación de un Sistema de Gestión coincide en todos su elementos tanto en calidad como en medio ambiente. En la figura puede verse una descripción de las etapas, desde la decisión inicial y evaluación inicial hasta la finalización y posible certificación.
2. LOS REQUISITOS DEL SISTEMA
Las organizaciones han de implantar y mantener sistemas de Gestión de Calidad y Medio Ambiente que estén documentados y que permitan su mejora continua, para ello se establecen unos requisitos generales en cuanto a su funcionamiento general y en cuanto a la documentación necesaria para asegurar dicha eficacia.
En la definición de los requisitos se ha de tener en cuenta el alcance que establece la norma ISO 14001.
ESPECIFICA LOS REQUISITOS PARA QUE UN SISTEMA DE GESTION MEDIOAMBIENTAL CAPACITE A UNA ORGANIZACIÓN PARA FORMULAR UNA POLITICA Y UNOS OBJETIVOS, TENIENDO EN CUENTA LOS REQUISITOS LEGALES Y LA INFORMACIÓN ACERCA DE LOS IMPACTOS MEDIOAMBIENTALES SIGNIFICATIVOS.
SE APLICA A LOS ASPECTOS DE LA ORGANIZACIÓN QUE PUEDE CONTROLAR Y SOBRE LOS QUE PUEDA TENER INFLUENCIA
3. LA RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
La alta dirección debe ejercer una serie de responsabilidades que principalmente se centran en el establecimiento de una política de calidad y medio ambiente, en la definición de funciones y responsabilidades en la empresa en todo lo relacionado con calidad y medio ambiente, la definición de indicadores de medida, el establecimiento de objetivos de mejora y la planificación de acciones para su consecución, y la revisión periódica del Sistema.
En una estructura según ISO 9001:2008 podemos ir viendo aquellos elementos que se van integrando procedentes de la norma ISO 14001.
En un sistema integrado se conjuga el compromiso de la Alta Dirección en cuanto a la asunción de sus responsabilidades y en el enfoque a la mejora continua. En ambas normas el compromiso incluye el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Así como de otros requisitos que la organización pueda adoptar como referencia de buenas prácticas.
En el compromiso de un Sistema Integrado aparece añadido el de la prevención o minimización de la contaminación, establecido explícitamente en la norma ISO 14001.
Compromisos de la dirección
- Comunicando a la organización la importancia de satisfacer los requisitos de todas las partes interesadas, incluidos los legales y reglamentarios.
- Estableciendo la Política.
- Estableciendo el Sistema Integrado de Gestión.
- Estableciendo los objetivos.
- Proporcionando los recursos y competencias necesarias.
- Promoviendo la comunicación, sensibilización e información necesaria.
- Revisando periódicamente el funcionamiento y adecuación del Sistema.
- Asegurando la mejora continua.
Todos los compromisos adoptados por la Dirección se trasponen en la declaración incluida en la Política de Calidad y Medio Ambiente.
Sobre la base de una Política establecida según ISO 9001:2008 habría que añadir los elementos medioambientales asociados a la prevención de la contaminación, y la obligatoriedad de hacer pública dicha Política.
La Política de Calidad y Medio Ambiente ha de transmitirse a los empleados de la organización, exigiéndose en ISO 9001 un entendimiento de la misma, mientras que en ISO 14001 se establece la comunicación de su contenido.
En ambas normas se requiere la revisión periódica de la Política para asegurar su adecuación continua.
Política
- Adecuada a la naturaleza y magnitud
- Compromiso de mejora continua
- Compromiso de prevención de la contaminación
- Compromiso de cumplir la legislación
- Compromiso con otros requisitos de la organización
- Marco para establecer y revisar objetivos y metas
- Documentada y comunicada a los empleados
- Está a disposición del público
- Revisada periódicamente
En el proceso de planificación de la calidad se estable, tanto la planificación de acciones para cumplir los objetivos de mejora, como la planificación de cualquier tipo de acción para satisfacer todos los requisitos del sistema.
Previamente a tratar una planificación integrada, se han de definir dos elementos considerados esenciales en la norma ISO 14001 “La identificación y evaluación de aspectos medioambientales” y la “identificación de los requisitos legales aplicables”.
Aspectos Medio Ambientales
- La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para identificar los aspectos medioambientales de sus actividades, servicios y productos que pueda controlar y sobre los que se puede esperar que tenga influencia, para determinar aquellos que tienen o pueden tener impacto significativo en el medio ambiente.
- Los aspectos significativos son considerados para establecer objetivos y metas.
Cuando se establezcan y revisen los objetivos la organización ha de tener en cuenta los aspectos medioambientales significativos, las opciones tecnológicas y requisitos financieros, operacionales y de negocio, así como la opinión del as partes interesadas. Esto se añade a la consideración de la norma ISO 9001 en lo que se refiere a aspectos clave de la calidad y cumplimiento de los requisitos, tanto del cliente como de la legislación aplicable.
Identificación de aspectos ambientales
Considerar condiciones de funcionamiento normales y anormales, situaciones de emergencia
ENTIFICACION DE ASPECTOS SIGNIFICATIVOS
CRITERIOS
- La gravedad que presenten
- La posibilidad de que ocurran
- Persistencia en el medio natural
- Sensibilidad del medio receptor
- Cantidad o Volumen
Para la identificación los aspectos medioambientales y su valoración es necesario establecer unos criterios adecuados que permitan cuantifican la valoración y su aplicación tanto en condiciones normales y anormales como de emergencia, aseguren que los resultados son útiles para conseguir la mejora continua.
Una vez que se han definido los objetivos de calidad y de medio ambiente, ambas norma exigen una planificación detallada de las acciones y metas para conseguir, definición de los responsables de llevar a cabo las acciones, programa de fechas y definición de los recursos necesarios para cada una de ellas. Todo ello aprobado por la alta dirección.Ejemplo: Programa de objetivos
Programa de Gestión
Se debe establecer y mantener un programa para lograr los objetivos y metas
Debe incluir:
- Asignación de responsabilidades en cada nivel de la organización
- Calendario definido
- Medios y recursos económicos, humanos y de otro tipo
- Plan detallado de acciones a tomar
Adicionalmente a lo que se exige en cuanto a planificación en la Norma ISO 9001, la norma ISO 14001 establece en su apartado de ”Seguimiento y Medición” que se ha de efectuar un seguimiento del cumplimiento de los objetivos y metas.
En conjunto ambas normas basan la medida y los objetivos de mejora en la definición de indicadores, por lo cual es útil definir los criterios o método para el desarrollo de los indicadores de medida de los aspectos de calidad y de los aspectos medioambientales, de modo que proporcionan una información fiable y útil del comportamiento en cada momento en cuanto a satisfacción de todas las partes interesadas y se establezcan las pautas adecuadas de mejora.
En cuanto a Responsabilidad, Autoridad y Comunicación, ambas normas requieren la definición clara de las funciones, responsabilidades y autoridad, y su comunicación y entendimiento.
Asimismo se establece la figura del Representante de la Dirección para la coordinación del funcionamiento eficaz del Sistema.
Estructuras y Responsabilidades
- Definir y Documentar las funciones, responsabilidades y autoridad, e informar al respecto.
- La Dirección debe proveer los recursos esenciales para la implantación del SGMA. Estos recursos incluyen recursos humanos y conocimientos especializados, así como recursos tecnológicos y financieros.
- La alta dirección designará un representante con funciones definidas y autoridad y responsabilidad para:
- Asegurar que los requisitos del sistema se implantan y mantienen al día
- Informar a la alta dirección del funcionamiento del sistema para su revisión y mejora
La Alta Dirección ha de mantener igualmente el compromiso de comunicación interna de todos los requisitos y de los resultados a todos los empleados implicados, y el modo de comunicación ha de asegurar la eficacia del Sistema. La comunicación interna debe realizarse entre todos los niveles y funciones de la organización.
Comunicación
• Procedimiento para la comunicación interna y externa:
- entre distintos niveles y funciones de la organización
- entre la organización y las partes externas interesadas
• Procedimiento para recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes externas
• Debe considerar procesos para comunicaciones externas voluntarias en sus aspectos significativos (Memoria Medio ambiental)
La norma ISO 14001 exige que se desarrolle y aplique un procedimiento que describe todo lo relativo a comunicación, tanto interna como externa. En la norma ISO 9001 no se requiere explícitamente un procedimiento de comunicación, y lo relativo a comunicación externa se encuentra recogido en el apartado de identificación de requisitos del cliente. |
