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Gestión de Procesos

            Antes de comenzar con la explicación original, correcta,  propia y sobretodo práctica  de la gestión de procesos me gustaría compartir con ustedes el siguiente documento teórico el cual es muy completo. Gestión de Procesos

            Un Proceso según la norma ISO 9000:2005 es un  “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

            La clave para distinguir o elaborar  un proceso es conceptualizarlo como tal. Hay os proporciono una serie de links de expertos y lideres en la gestión de procesos, pero de manera resumida podemos decir que todo procesos consta de:

  • Objetivo: Define cual es el fin de dicho proceso.
  • Alcance: Determine el inicio y el fin en el que proceso se encuentra inmerso.
  • Entradas y salidas:
      • Elementos de entrada; es decir lo que viene del anterior proceso.
      • Elementos de Salida; lo creado en el presente proceso.
  • Recursos: Hace referencia a todo aquello de lo que  requiere el proceso para su correcto funcionamiento ya sean recurso Materiales o Humanos.
  • Diagrama de Flujo: Es una representación grafica que contiene a cada una de las actividades del proceso enlazadas entre si distinguiéndose los elementos de entrada y salida.
  • Indicador de desempeño: es un instrumento de medición de las principales variables asociadas al cumplimiento de los objetivos y que a su vez constituyen una expresión cuantitativa y/o cualitativa de lo que se pretende alcanzar con un objetivo específico establecido. A su vez cada Indicador debe poseer:
      • Objetivos: Que se pretende obtener con la utilización de dicho indicador.

            ¡¡¡OJO!!! , el objetivo del indicador se debe definir correctamente y con ello quiero decir que debe ser medible (cuantificable), no nos vale con un acto de fe ni el por que si, ya que se contemplaría como una No Conformidad por el auditor que estuviera revisando tu proceso.

      • Definición del indicador: Que va a medir y en que unidades.
      • Responsable.
      • Fecha.
      • Acciones de Mejoras. Que a su vez cada una de ellas debe contar con:
        • Acción: Solución para conseguir el objetivo.
        • Plazo: Tiempo en el que se pretende conseguir el objetivo.
        • Seguimiento de Acción: Registro que ratifique cada uno de los  pasos dados hacia la acción.
        • Responsable de Seguimiento: A ser posible diferente.

            Una vez conceptualizado veamos un ejemplo sencillo, donde se ajusta lo anteriormente anotado:

            Supongamos una empresa de cables y nos encontramos en el  proceso 3 llamado Grapado de Armaduras. Según lo descrito en la conceptualización seria algo asi:

objetivo-proceso

            Continuaríamos con el Diagrama de Flujo.

diagrama-flujo

            A continuación definimos un indicador, en este caso OEE muy usado en cadenas industriales: Indicador

indicador-oee1

            Y terminaríamos con Acciones de mejora:

indicador-oee2

Aquí os dejo un ejemplo más extenso conceptualizado de la misma manera.Caso práctico gestión de procesos

            Toda organización puede representarse como una compleja red de elementos que realizan actividades que les permiten interrelacionarse unas con otras para alcanzar los fines (misión) del conjunto. Cada una de estas interrelaciones puede representarse y gestionarse como un proceso.

            En función de la finalidad, los procesos se pueden clasificar en tres categorías: Procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte.

tipos-procesos

Tipos de procesos

  • Procesos estratégicos: Son procesos destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias. Permiten llevar adelante la organización. Están en relación muy directa con la misión/visión de la organización. Involucran personal de primer nivel de la organización.

            Afectan a la organización en su totalidad. Ejemplos: Comunicación interna/externa, Planificación, Formulación estratégica, Seguimiento de resultados, Reconocimiento y recompensa, Proceso de calidad total, etc.

  • Procesos operativos: Son procesos que permiten generar el producto/servicio que se entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la satisfacción del cliente final. Generalmente atraviesan muchas funciones. Son procesos que valoran los clientes y los accionistas.

            Ejemplos: Desarrollo del producto, Fidelización de clientes, Producción, Logística integral, Atención al cliente, etc. Los procesos operativos también reciben el nombre de procesos clave.

  • Procesos de soporte: Apoyan los procesos operativos. Sus clientes son internos. Ejemplos: Control de calidad, Selección de personal, Formación del personal, Compras, Sistemas de información, etc. Los procesos de soporte también reciben el nombre de procesos de apoyo.

            Cuando ya se han identificado todos los grandes procesos de la organización, éstos se representan en un mapa de procesos. Téngase en cuenta que la clasificación de los procesos de una organización en estratégicos, operativos y de soporte, vendrá determinada por la misión de la organización, su visión, su política, etc. Así por ejemplo un proceso en una organización puede ser operativo, mientras que el mismo proceso en otra organización puede ser de soporte.

            En la siguiente figura se muestra un ejemplo de mapa de procesos de una organización genérica.

 

mapa-procesos

 

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